Sebagai pekerja, meninggalkan pekerjaan adalah satu keputusan yang besar. Memastikan semua e-mel penting anda disimpan dan dibawa bersama anda adalah langkah yang perlu dan penting dalam proses itu. Jika anda menggunakan Outlook untuk e-mel anda, tugas menyimpannya mungkin kelihatan menakutkan. Tetapi dengan panduan yang betul, adalah mudah dan cekap untuk menyimpan e-mel Outlook anda apabila anda meninggalkan kerja anda. Dalam artikel ini, kami akan memberikan anda arahan langkah demi langkah untuk menyimpan e-mel Outlook anda apabila anda meninggalkan kerja anda.
Bagaimana untuk Menyimpan E-mel Outlook Apabila Meninggalkan Kerja?
- Buka Outlook dan log masuk menggunakan bukti kelayakan akaun anda.
- Pergi ke tab Fail dan pilih Pilihan.
- Di bawah tab Lanjutan, pilih Eksport.
- Pilih Eksport ke fail dan klik Seterusnya.
- Pilih Fail Data Outlook (.pst) dan klik Seterusnya.
- Pilih folder yang ingin anda eksport dan klik Seterusnya.
- Pilih lokasi untuk menyimpan fail dan klik Selesai.
Apakah Langkah-Langkah Untuk Menyimpan E-mel Outlook Apabila Meninggalkan Kerja?
Apabila meninggalkan kerja, adalah penting untuk menyimpan sebarang e-mel yang mungkin penting untuk rujukan masa hadapan. Microsoft Outlook ialah salah satu aplikasi e-mel yang paling popular dan proses menyimpan e-mel dalam Outlook agak mudah. Artikel ini akan membincangkan langkah-langkah untuk menyimpan e-mel Outlook apabila meninggalkan kerja.
Langkah pertama ialah mencipta folder dalam Outlook untuk e-mel yang perlu disimpan. Folder ini boleh dibuat dalam mana-mana bahagian Outlook, tetapi sebaiknya buat folder berasingan yang dilabel dengan jelas dengan tujuan menyimpan e-mel. Setelah folder dibuat, e-mel boleh dialihkan ke dalamnya dengan menyeret dan menjatuhkannya ke dalam folder.
Langkah kedua ialah membuat sandaran folder. Ini boleh dilakukan dengan mengklik pada tab Fail dan kemudian memilih Sandaran. Ini akan membuat salinan folder dan semua kandungannya yang boleh disimpan ke peranti storan luaran atau storan awan.
Langkah ketiga ialah mengeksport e-mel dari folder. Ini boleh dilakukan dengan memilih tab Fail dan kemudian memilih Eksport. Ini akan membuka kotak dialog yang membolehkan pengguna memilih jenis fail yang mereka mahu eksport e-mel sebagai. Jenis fail yang paling biasa ialah fail .pst, tetapi jenis fail lain juga boleh digunakan. Sebaik sahaja jenis fail dipilih, e-mel boleh dieksport.
Bagaimana untuk Menyimpan E-mel Outlook Apabila Meninggalkan Kerja?
Setelah e-mel disandarkan dan dieksport, ia perlu disimpan di tempat yang selamat. Ini boleh dilakukan dengan mencipta folder baharu pada komputer atau dengan menyimpan e-mel yang dieksport ke peranti storan luaran atau storan awan. Adalah penting untuk diingat untuk memastikan e-mel selamat dan terjamin.
Langkah keempat ialah memadam e-mel daripada akaun Outlook. Ini boleh dilakukan dengan memilih e-mel dan kemudian mengklik pada butang Padam. Ini akan mengalih keluar e-mel daripada akaun Outlook secara kekal. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa langkah ini tidak boleh diterbalikkan, jadi adalah penting untuk memastikan bahawa semua e-mel yang perlu disimpan telah disandarkan dan dieksport sebelum langkah ini diambil.
Langkah kelima ialah melumpuhkan Outlook untuk akaun. Ini boleh dilakukan dengan pergi ke tab Tetapan Akaun dan kemudian pilih Lumpuhkan Akaun. Ini akan menghalang sesiapa sahaja daripada mengakses akaun dan semua e-mel di dalamnya. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa langkah ini tidak boleh diterbalikkan, jadi adalah penting untuk memastikan bahawa semua e-mel telah disandarkan dan dieksport sebelum langkah ini diambil.
Bagaimana untuk Mencegah Akses Tanpa Kebenaran Kepada E-mel Outlook Apabila Meninggalkan Kerja?
Sebaik sahaja e-mel telah disandarkan dan dieksport, adalah penting untuk mengambil langkah untuk menghalang akses tanpa kebenaran. Ini termasuk menyediakan kata laluan untuk akaun, serta menyediakan pengesahan dua faktor. Ini akan memastikan bahawa hanya pengguna akan dapat mengakses e-mel.
Langkah keenam ialah memaklumkan kepada majikan alamat e-mel yang akan digunakan untuk akaun tersebut. Ini akan memastikan bahawa e-mel tidak akan diakses oleh sesiapa selain pengguna dan akan membantu melindungi privasi pengguna.
Langkah ketujuh ialah memadam akaun Outlook. Ini boleh dilakukan dengan mengklik pada butang Padam dalam tab Tetapan Akaun. Ini akan memadamkan akaun dan semua e-mel di dalamnya secara kekal.
Apakah Faedah Menyimpan E-mel Outlook Apabila Meninggalkan Kerja?
Menyimpan e-mel Outlook apabila meninggalkan pekerjaan mempunyai beberapa faedah. Pertama, ia memastikan bahawa pengguna mempunyai rekod sebarang e-mel penting yang mungkin diperlukan pada masa hadapan. Kedua, ia menghalang akses tanpa kebenaran kepada e-mel, yang membantu melindungi privasi pengguna. Akhir sekali, ia membolehkan pengguna mempunyai rekod kerja mereka yang boleh dirujuk pada masa hadapan.
Apakah Kelemahan Menyimpan E-mel Outlook Apabila Meninggalkan Kerja?
Kelemahan utama menyimpan e-mel Outlook apabila meninggalkan pekerjaan ialah ia boleh memakan masa. Ia memerlukan pengguna untuk mencipta folder untuk e-mel, menyandarkan folder dan mengeksport e-mel. Ia juga memerlukan pengguna untuk memadam e-mel daripada akaun dan melumpuhkan akaun. Semua langkah ini boleh mengambil masa, jadi adalah penting untuk merancang lebih awal dan memastikan bahawa semua langkah selesai sebelum meninggalkan kerja.
6 Soalan Lazim Teratas
S.1 Bagaimanakah saya boleh menyimpan e-mel Outlook apabila saya meninggalkan kerja?
A. Untuk menyimpan e-mel daripada Outlook apabila meninggalkan kerja, anda boleh menggunakan fungsi eksport Outlook. Fungsi ini boleh digunakan untuk membuat sandaran e-mel anda dan data lain. Untuk mengeksport e-mel anda, buka Outlook, klik tab Fail, dan kemudian pilih Buka & Eksport > Eksport ke fail. Kemudian pilih jenis fail yang anda ingin buat, seperti fail .pst. Akhir sekali, pilih folder yang anda ingin eksport, seperti Peti Masuk anda, dan kemudian klik Selesai. Ini akan membuat fail sandaran yang mengandungi e-mel anda dan data lain, yang boleh anda simpan atau pindahkan kepada majikan baharu anda.
S.2 Bolehkah saya menyimpan e-mel Outlook ke pemacu USB?
J. Ya, anda boleh menyimpan e-mel Outlook ke pemacu USB jika anda menggunakan fungsi eksport yang dinyatakan di atas. Apabila anda memilih jenis fail untuk dieksport, pilih pilihan fail .pst. Ini akan membuat fail sandaran yang boleh disimpan ke pemacu USB. Ia kemudiannya boleh dipindahkan kepada majikan baharu anda atau disimpan untuk rujukan masa hadapan.
kunci papan kekunci dan tetikus
S.3 Bolehkah saya menyimpan e-mel Outlook pada komputer saya?
J. Ya, anda boleh menyimpan e-mel Outlook pada komputer anda dengan menggunakan fungsi eksport yang dinyatakan di atas. Apabila anda memilih jenis fail untuk dieksport, pilih pilihan fail .pst. Ini akan membuat fail sandaran yang boleh disimpan ke komputer anda. Ia kemudiannya boleh dipindahkan kepada majikan baharu anda atau disimpan untuk rujukan masa hadapan.
S.4 Apakah itu fail PST?
A. Fail PST ialah jenis fail data yang digunakan oleh Microsoft Outlook untuk menyimpan e-mel, kenalan dan data lain. PST bermaksud Jadual Storan Peribadi. Ia adalah jenis fail yang paling biasa digunakan untuk menyandarkan data Outlook dan boleh digunakan untuk memindahkan data kepada majikan baharu.
S.5 Adakah terdapat cara untuk menyimpan e-mel Outlook tanpa menggunakan fungsi eksport?
J. Ya, anda boleh menyimpan e-mel Outlook tanpa menggunakan fungsi eksport dengan hanya menyalin e-mel daripada Peti Masuk anda atau folder lain. Untuk melakukan ini, buka Outlook, buka folder yang mengandungi e-mel yang anda ingin simpan, pilih e-mel yang anda ingin simpan, klik kanan pada pilihan dan pilih Salin. Kemudian buka folder baharu, klik kanan dan pilih Tampal. Ini akan menyalin e-mel ke folder baharu, yang boleh disimpan atau dipindahkan ke majikan baharu anda.
S.6 Adakah terdapat cara untuk menyimpan e-mel Outlook daripada komputer yang berbeza?
J. Ya, anda boleh menyimpan e-mel Outlook daripada komputer yang berbeza dengan menggunakan fungsi eksport yang dinyatakan di atas. Apabila anda memilih jenis fail untuk dieksport, pilih pilihan fail .pst. Ini akan membuat fail sandaran yang boleh disimpan ke pemacu USB atau peranti storan lain. Ia kemudiannya boleh dipindahkan kepada majikan baharu anda atau disimpan untuk rujukan masa hadapan.
Meninggalkan pekerjaan boleh menjadi proses yang menarik tetapi menakutkan. Walaupun terdapat banyak langkah yang perlu diambil, salah satu yang paling penting ialah menyimpan e-mel anda daripada Outlook. Dengan mengikuti langkah-langkah yang digariskan dalam artikel ini, anda boleh menyimpan e-mel Outlook anda dengan mudah apabila meninggalkan kerja. Ini akan memastikan anda mempunyai rekod sebarang komunikasi dan lampiran yang mungkin penting untuk rujukan masa hadapan. Dengan mengambil beberapa minit untuk menyimpan e-mel anda, anda boleh menjimatkan masa dan tekanan diri anda pada masa hadapan.
